Sinds 1 juli 2017 is het de verantwoordelijkheid van de aangifteplichtige/bouwheer om de bewijsstukken of stavingsdocumenten te verzamelen en aan de EPB-verslaggever te bezorgen. De bouwheer kan de stukken opvragen bij de aannemer en architect die dit op het eerste verzoek ter beschikking moeten stellen. Gezien de duurtijd en complexiteit van een (ver)bouwproces op vandaag, wordt het stelselmatig verzamelen van de stavingsstukken al eens uit het oog verloren. Hoe kan je als architect hierop anticiperen en de nazorg beperken?

De bewijsstukken en stavingsdocumenten onderbouwen de eigenschappen van materialen, toestellen en systemen zoals die in de EPB-berekening in detail werden ingerekend. Dit is bijzonder belangrijk voor materialen en systemen die bij de oplevering visueel niet langer zichtbaar zijn.

 

Hierbij onze zeven tips om dit als architect efficiënt te doen verlopen:

 

Tip 1: communiceer tijdig met de bouwheer over de aanstelling van een EPB-verslaggever

 

De bouwheer is de verantwoordelijke en krijgt boetes als hij de EPB-startverklaring en het EPB-verslag niet tijdig indient of niet aan de EPB-eisen voldoet. Hij/zij is vaak niet vertrouwd met de EPB-eisen en procedures. Het is dus vanaf het eerste gesprek noodzakelijk om de bouwheer goed te informeren (informatieplicht). De EPB-wegwijzer kan u als architect helpen om op een snelle manier zicht te krijgen op de EPB-eisen voor een specifiek project. Het invullen duurt maximaal 10 minuten en bovendien kan u een overzichtsdocument met het logo van de Vlaamse Overheid genereren dat kan dienen als instrument in gesprekken met uw klant.

 

Het is aangewezen goede afspraken te maken over het tijdig aanstellen van een EPB-verslaggever om het nodige advies te kunnen verwerken in de ontwerpfase.

 

Tip 2: meerdere voorontwerpen of aanpassingen kunnen leiden tot meerkosten

 

De EPB-eisen worden steeds strenger en het halen van de eisen moeilijker. Forfaitaire waardes blijken niet langer voldoende en lijden tot boetes. Detailberekeningen in EPB worden dan ook des belangrijker.

 

Hoe meer de EPB-verslaggever bereid is in detail te rekenen, hoe beter de EPB-resultaten. Anderzijds moeten al deze details met officiële documenten gestaafd kunnen worden bij de EPB-aangifte.

 

Het is niet zinnig om bij elk voorontwerp de EPB-verslaggever aan het rekenen te zetten. Pas wanneer een ontwerp min of meer definitief is, kan de EPB-berekening zo correct mogelijk gemaakt worden. Wees ervan bewust dat er mogelijk nog aanpassingen moeten gebeuren om de nodige energetische maatregelen te integreren.  

 

Bespreek met de klant waar hij op moet letten in de overeenkomst met de EPB-verslaggever of volg dit zelf op.

 

Tip 3: staving voor de start van de werken?

 

De EPB-startverklaring (op te maken voor de start van de werken) is een berekening met aannames en hoeft niet gestaafd te worden.

 

Wél interessant: aannemers kunnen met kennis van deze aannames correctere prijzen opmaken en beter rekening houden met de impact van hun werk op EPB. De EPB-verslaggever kan bovendien de impact op de EPB-resultaten van de bij de offertes afgeleverde technische fiches reeds nakijken.

 

In deze fase is het interessant om een lijst met benodigde stavingsstukken voor EPB op te maken. Dit maakt de opvolging voor zowel bouwheer, architect als aannemer eenvoudiger. Veel projecten hebben een gedetailleerde meetstaat voor aanbesteding waar technische fiches aan gekoppeld kunnen worden. Wanneer de  voorgelegde technische fiches goedgekeurd worden door bouwheer en architect, dan kunnen deze later als onderdeel van de bewijsstukken gebruikt worden.

 

Er wordt best ook in ontwerpfase reeds nagekeken of de uitvoeringsdetails ook EPB-aanvaard zullen zijn. Zo kunnen er nog redelijk eenvoudig wijzigingen worden aangebracht.

Welke uitvoeringsdetails moet een architect tekenen voor EPB?

In principe zijn er voor de EPB-bouwknopen-optie C geen uitvoeringsdetails vereist. Er wordt een forfaitaire waarde toegepast.

 

Voor optie B (kleine toeslag voor de EPB-aanvaarde bouwknopen), zijn er enkel uitvoeringsdetails vereist voor de bouwknopen die EPB-aanvaard dienen te zijn. Een goede staving van een EPB-aanvaarde bouwknoop moet de juiste materialen (eventueel merk en type) met hun desbetreffende afmetingen vermelden. Alle niet-aangeleverde details of niet-EPB-aanvaarde bouwknopen worden met een forfaitaire waarde in de EPB-berekeningen verwerkt. Eventueel kunnen thermische onderbrekingen of tussengevoegde isolerende delen reeds op de snede-tekeningen worden aangeduid om te vermijden dat elk detail uitgetekend moet worden. Ook foto’s kunnen nuttig zijn om de EPB-aanvaardbaarheid van een bouwknoop te staven, maar vormen echter geen sluitend bewijs. (zie tip 4 en 6).

 

De architect is niet verplicht om alle bouwknoopdetails aan te leveren. Het is echter vaak niet mogelijk voor een verslaggever om zonder detail te oordelen over de EPB-aanvaardbaarheid.

 

Leg dus tijdig met de EPB-verslaggever en aangifteplichtige concrete afspraken vast welke bewijsmaterialen nodig zijn om volgens de gekozen optie te kunnen rekenen.

Tip 4: uitvoering - werfverslagen en verzameling van staving

 

Tijdens werfbezoeken kan heel wat staving verzameld worden. Het is aangeraden om tussen de verschillende partijen in het bouwproces vooraf goed af te spreken wie hiervoor instaat. Eventueel kan gebruik gemaakt worden van een projectmap in de cloud waar gezamenlijk stukken gedeeld kunnen worden.

 

In principe moeten alle invoergegevens uit de EPB-berekening kunnen worden gestaafd. De EPB-verslaggever moet zeker zijn dat een materiaal of techniek is toegepast, ook al zie je het niet meer. Zonder staving is de EPB-verslaggever verplicht te werken met een waarde bij ontstentenis of uitgaand van de slechtste waarde. Vooral bij detailberekeningen om het S/E-peil te verbeteren, zijn vaak bijkomende stavingsstukken vereist.

 

Algemeen moet een stavingsstuk minimaal volgende eigenschappen hebben:

  • Het moet “toewijsbaar” zijn: op alle stukken moet duidelijk zijn over welke werf het gaat. (Vermelding van adres en huisnummer, lotnummer, kadastrale gegevens, enz.)
  • én het moet voldoen aan de “gestelde voorwaarden”. (berekeningen volgens correcte normering, duidelijk, voldoende informatie, zonder fouten of onduidelijkheden, enz.)

Welke stavingsstukken worden aanvaard?

Een combinatie van, maar niet noodzakelijk alle van onderstaande:

  • As built tekeningen en uitvoeringsdetails (met vermelding van gebruikte materialen, technieken en afmetingen);
  • Ondertekende contracten met vermelding van eigenschappen;
  • Offerte + factuur met vermelding materialen en/of eigenschappen (bv. U-waarde of λ-waarde);
  • Lastenboek + vorderingsstaat + goedgekeurde (lees: ondertekende) technische fiches;
  • Numerieke berekeningen (met vermelding van de correcte norm) van bouwknopen, U-waardes, enz.;
  • Overzichtsfoto (die duidelijk maakt dat het over de specifieke werf gaat) en een detailfoto met meetinstrument;
  • Foto’s of filmpjes van de as-built toestand;
  • Foto’s van een kenplaat of CE-markering of energielabel (garagepoort of CV-toestel);
  • Metingen ventilatie + ventilatievoorontwerp + ventilatieprestatieverslag;
  • Warmteverliesberekening + dimensioneringsnota die aantoont dat de geplaatste verwarmingsafgifte voldoet om het warmteverlies te compenseren;
  • Berekeningen (volume, verliesoppervlaktes, enz.);
  • Ontwerpplannen ventilatie (en eventueel verlichting);
  • Technische documentatie die gekoppeld kan worden aan één van bovenstaande.
  • … (niet limitatieve lijst)

Kan een werfverslag dienen als stavingsstuk voor EPB?

De werfverslagen van de architect zijn officiële documenten en onmisbaar voor de opvolging van een werf. Maar deze worden niet zomaar door het VEA (bij controle) aanvaard als stavingsstuk. Als in het werfverslag verklaringen zijn opgenomen (bv. over toegepaste isolatiematerialen), dan kan, voor EPB, het werfverslag  enkel gevalideerd worden indien aan de volgende voorwaarden is voldaan;

  • er moet een duidelijke foto van de betreffende werken op de werf in kwestie in het verslag opgenomen zijn;
  • en het werfverslag moet door de verschillende partijen ter goedkeuring ondertekend of goedgekeurd zijn via een met ontvangstbewijs per mail stilzwijgend akkoord.

Tip 5: wanneer contact opnemen met de EPB-verslaggever tijdens uitvoering?

 

In principe moet de EPB-verslaggever bij elke wijziging die mogelijk een invloed kan hebben op de energiehuishouding van het project schriftelijk op de hoogte gesteld worden (bv. weglaten of andere isolatie, keuze verwarmingstoestel, specifieke aansluitdetails, enz.). Op dat moment kan de EPB-verslaggever indien nodig adviseren hoe de EPB-eisen toch nog gehaald kunnen worden of de eventuele boete berekenen.

 

Er wordt dan ook geadviseerd om wijzigingen zoveel mogelijk te communiceren naar de EPB-verslaggever. Beter voorkomen dan achteraf voor onaangename verrassingen komen te staan…

 

Oplevering of ingebruikname wordt  best zo snel mogelijk gecommuniceerd aan de EPB-verslaggever. Hij heeft dan 12 maanden de tijd om de stukken te verzamelen, de EPB-berekeningen waarheidsgetrouw op te maken en de EPB-aangifte in te dienen bij het Vlaams Energie Agentschap (VEA). Bovendien is dit het moment dat de uitvoering nog vers in het geheugen ligt bij de meeste uitvoerende partijen van het bouwteam, dus hoe sneller, hoe beter. Uiteraard moeten de te rapporteren elementen wel allemaal uitgevoerd zijn (lees: doorstroomopeningen, ventilatiedebieten, technieken, blowerdoormeting, enz.).

 

 

Tip 6: wie zorgt waarvoor bij de aangifte?

 

In de praktijk wordt de vraag van de EPB-verslaggever i.v.m. stavingsdocumenten vaak integraal doorgeschoven naar de architect en/of aannemer. Helaas dikwijls in een laat stadium waardoor de exacte omstandigheden en specifieke gegevens van een werf vervaagd zijn. In die gevallen blijft de vraag om specifieke staving vaak aanslepen. Ook wanneer er discussies over facturen zijn is het vaak een probleem om nog de nodige stavingsstukken aangeleverd te krijgen.

 

Iedere partij is gehouden te zorgen voor de documenten die contractueel werden afgesproken. Bij de oplevering kunnen hieromtrent ook de nodige afspraken gemaakt worden met de betrokken partijen.

 

 

Tip 7: geen staving? WBO

 

Het belang van detailberekeningen neemt toe, dus ook het belang van correcte en geldige stavingsstukken.

 

Ontbreekt er voor een specifiek item in de EPB-berekeningen een (geldig) stavingsstuk? Dan is de EPB-verslaggever verplicht om de slechtst mogelijk situatie in te rekenen of te rekenen met een waarde bij ontstentenis (WBO). De forfaitaire waardes in EPB ofwel de WBO zijn steeds de slechtst mogelijk op de markt, waardoor EPB-eisen op dat moment moeilijk of onmogelijk haalbaar worden.

 

Als de EPB-verslaggever niet waarheidsgetrouw rapporteert, dan zal hij hiervoor beboet worden door het VEA. Bovendien zal er een nieuwe, correcte, waarheidsgetrouwe EPB-aangifte moeten gebeuren. Wanneer er op dat moment EPB-eisen niet gehaald worden, zal de aangifteplichtige/bouwheer alsnog een boete moeten betalen. Als in de niet waarheidsgetrouwe EPB-aangifte een premie werd bekomen, dan zal de premie na hernieuwingsaangifte ook terugbetaald moeten worden.

 

 

Tot slot

 

Dit artikel geeft enkele tips mee om EPB-aangiftes eenvoudiger en sneller te voorzien van de nodige bewijsstukken. Dit vergt vaak extra inspanningen van verschillende partijen. Blijft de vraag of hiervoor bijkomende uren vereist zijn door de architect. In de contractfase worden idealiter hierover de nodige afspraken gemaakt met de bouwheer.